Transfert et rappel des documents semi-actifs

TRANSweb : accès rapide au système Transfert ou demande de documents

Le Service des archives et de gestion des documents offre à l'ensemble des unités la possibilité de transférer leurs documents semi-actifs dans un dépôt. Ce local est conçu spécialement pour assurer une conservation économique et sécuritaire des documents et permet le repérage rapide des documents qui ne sont plus d'utilité courante mais qui doivent cependant être conservés selon le Calendrier de conservation des documents. Voici les étapes à suivre pour procéder au transfert de documents semi-actifs : 

IMPORTANT !
Toutes les boîtes transférées au Service doivent être accompagnées d'un formulaire de transfert complété au moyen du système TRANSweb. Pour vous inscrire à une séance de formation et obtenir les droits d'accès au système, contactez Nadine Chrétien au poste 2528.

Procédure de transfert :

  1. Consulter le Calendrier de conservation des documents de l'Université, afin d'identifier après combien de temps vous pouvez transférer vos documents.
  2. Déclasser les séries de documents pertinentes et faites un ménage dans chacun des dossiers, s'il y a lieu.
  3. Insérer les dossiers dans des boîtes d'archives de format standard disponibles au Bureauphile (no B90012).
  4. Compléter un formulaire au moyen du système TRANSweb pour chacune des boîtes à transférer.
  5. Imprimer une copie du formulaire à l'intérieur de la boîte.
  6. S'il y a plus d'une boîte, les transférer en bloc dans le système.
  7. Une copie du formulaire de transfert est retourné par courrier interne à l'unité dès que la boîte est approuvée dans le système par l'archiviste.
  8. À la fin de la période de conservation prévue au Calendrier de conservation, l'archiviste contacte le directeur de l'unité administrative ou académique pour disposer des boîtes de documents inactifs (tri, élimination ou conservation permanente).

Dernière mise à jour : octobre 2018.