Transfert et rappel des documents semi-actifs

TRANSweb : accès rapide au système Transfert ou demande de documents

Le Service des archives et de gestion des documents offre à l'ensemble des unités la possibilité de transférer leurs documents semi-actifs dans un dépôt. Ce local est conçu spécialement pour assurer une conservation économique et un repérage rapide des documents qui ne sont plus utilisés couramment, mais qui doivent cependant être conservés pour différentes raisons (exigences légales, références, suivi des activités, planification, service à la clientèle, etc.). Voici les étapes à suivre pour transférer efficacement vos documents dans notre dépôt.

IMPORTANT !
Veuillez noter que depuis le 1er juin 2008, toutes les boîtes transférées au Service doivent être accompagnées d'un formulaire de transfert complété au moyen du système TRANSweb (Transfert ou demande de documents au Service des archives et de gestion des documents). Pour vous inscrire à une séance de formation et obtenir les droits d'accès au système, contactez le Service au poste 2528.

Déclassement des documents

  1. Consulter le Calendrier de conservation des documents de l'Université, afin d'identifier après combien de temps vous pouvez transférer vos documents.
  2. Déclasser les séries de documents pertinentes et faire un bon ménage dans chacun des dossiers, s'il y a lieu (copies, brouillons, multiples versions, etc.).
  3. Placer les documents dans des boîtes d'archives de format standard disponibles au Bureauphile (no B90012). Compléter un formulaire de transfert pour chacune des boîtes à transférer.

Procédure de transfert

  1. Pour chacune des boîtes à transférer, compléter un formulaire au moyen du système TRANSweb.
  2. Imprimer les formulaires et les placer dans chacune des boîtes respectives.
  3. S'il y a plus d'une boîte, les transférer en bloc (une seule opération).
  4. Le Service des archives et de gestion des documents retourne une copie du formulaire dès que le transfert est autorisé en indiquant la période de conservation et la localisation des boîtes au dépôt de documents semi-actifs; conserver ce formulaire qui vous servira alors d'instrument de recherche pour la consultation ou le retrait de vos documents.
  5. À la fin de la période de conservation au dépôt de documents semi-actifs, le Service des archives et de gestion des documents contactera l'unité administrative pour disposer des documents inactifs (tri, élimination ou conservation permanente).

Dernière mise à jour : septembre 2008