Recyclage et élimination des documents confidentiels

Les coûts reliés au processus de déchiquetage des documents confidentiels sont entièrement assumés par le Service des archives et de gestion des documents. Par contre, les unités ont la responsabilité de se procurer et de respecter les formats de boîtes demandés. 

Veuillez noter que le Service des archives et de gestion des documents n’acceptera que les formats de boîtes ci-dessous pour le recyclage des documents confidentiels (999).

Procédure :

  1. Les documents non confidentiels sont insérés dans les bacs de recyclage bleus disponibles sur le campus.
  2. Les documents confidentiels sont insérés dans des boîtes identifiées du code 999.
  3. Formats de boîtes pour le 999 :

Les modèles de boîtes pour le recyclage des documents confidentiels (999) (blanc/bleu) ont été sélectionnés afin d’assurer la protection et la sécurité des documents mais ne nécessitent pas une qualité particulière puisque les boîtes seront éliminées.

Boîte de papier d’imprimante 8 ½ x 11 de format standard

OU

Boîte pour dossiers de format lettre/légal (10 x 12 x 15) (ex. : Modèle Bankers Box FEL00772 disponible chez Staples)

      4. Inscrire le code 999 en évidence sur chacune des boîtes.

      5. Fermer d’un couvercle et sceller chaque boîte à l’aide d’un ruban adhésif.

      6. Contacter le poste 6130 ou 7044 pour aviser le Service des archives du nombre de boîtes de documents confidentiels

          à faire déchiqueter.

      7. Le Service des archives effectuera l’appel de service pour la cueillette des boîtes par le Service des immeubles

      8. Les boîtes seront par la suite expédiées de façon sécuritaire à une compagnie de recyclage de papier qui procédera au

          déchiquetage des documents.

   Aide-mémoire

   N.B. : L’élimination de tout autre type de support (CD, disquettes, cassettes, etc.) est sous la responsabilité de l’unité.

 

Dernière mise à jour : novembre 2021.