Destruction des documents confidentiels

Les coûts reliés au processus de déchiquetage des documents confidentiels sont entièrement assumés par le Service des archives et de gestion des documents. Par contre, les unités ont la responsabilité de se procurer et de respecter les formats de boîtes demandés. 

Veuillez noter que le Service des archives et de gestion des documents n’acceptera que les formats de boîtes ci-dessous pour l'élimination des documents confidentiels (999).

Procédure :

  • Les documents non confidentiels sont insérés dans les bacs de recyclage bleus disponibles sur le campus.
  • Les documents confidentiels sont insérés dans des boîtes identifiées du code 999.

Formats de boîtes pour le 999 

Les modèles de boîtes pour l'élimination des documents confidentiels (999) (blanc/bleu) ont été sélectionnés afin d’assurer la protection et la sécurité des documents mais ne nécessitent pas une qualité particulière puisque les boîtes seront détruites.

Boîte de papier d’imprimante 8 ½ x 11 de format standard

OU

Boîte pour dossiers de format lettre/légal (10 x 12 x 15) disponible chez Staples Modèle Bankers Box FEL00772 

  • Inscrire le code 999 en évidence sur chacune des boîtes.
  • Fermez d’un couvercle et scellez chaque boîte à l’aide d’un ruban adhésif.

Le Service des archives utilisera dorénavant le Centre de services pour faciliter vos demandes de transport de boîtes.

  • Visitez le Portail SAGD pour compléter une demande et sélectionnez : « Destruction des documents confidentiels ». Complétez le formulaire en prenant soin d’indiquer votre numéro de poste téléphonique, le nom de l’unité, le nombre de boîtes à envoyer, le numéro de local ou emplacement où les boîtes seront récupérées ainsi que toutes autres informations relatives à l’opération de transport (ex.: votre horaire de disponibilité en présentiel à l’UQAM, etc.).
  • Consultez les notifications qui vous seront transmises par courriel afin de suivre l’avancement de la demande via le Centre de services. Si vous avez besoin d’aide, contactez le poste 7044 ou le 6130.
  • Les boîtes seront par la suite expédiées de façon sécuritaire à une compagnie de recyclage qui procédera au déchiquetage des documents.

 

Aide-mémoire

N.B. : Pour l'élimination de tout autre type de support (CD, disquettes, cassettes, etc.), veuillez communiquer avec Nadine Chrétien.

 

Dernière mise à jour : avril 2022.