Calendrier de conservation des documents de l'Université

Instructions

Structure du Calendrier de conservation

Les règles de conservation présentées dans ce Calendrier sont regroupées par séries correspondant aux unités administratives qui détiennent l'exemplaire principal des documents analysés. Un numéro a été donné à chaque unité administrative.

Certains documents se retrouvent, en exemplaire principal, dans la plupart des unités (correspondance, rapport, organigramme, etc.); les règles de conservation concernant ces documents ont été regroupées dans la série – Toutes les unités – et portent le numéro 001.

À l'intérieur des séries, les règles de conservation suivent une numérotation séquentielle et peuvent être regroupées selon les différents secteurs d'une unité administrative ou présentées sans ordre logique.

Repérage d'une règle de conservation

Pour retracer une règle de conservation, on peut faire une recherche en consultant les titres de documents (Liste des règles), aller directement aux règles d'une unité spécifique (Liste des unités) ou effectuer une recherche par mots-clés (Index). Ces trois options sont accessibles dans la partie supérieure de chacune des pages du Calendrier.

Contenu d'une règle de conservation

Voici l'explication des différentes parties du tableau d'une règle de conservation :

  1. Numéro de la règle
  2. Titre de la règle
  3. Description des documents visés par la règle
  4. Exemplaire officiel d’un document ou dossier (et mention du support)
  5. Autres exemplaires et copies de travail en circulation (et mention du support)
  6. Unité responsable des documents visés par la règle
  7. Unités détentrices des autres exemplaires en circulation
  8. Conservation au bureau
  9. Conservation au dépôt du Service des archives et de gestion des documents
  10. Élimination ou transfert des documents aux archives historiques
  11. Notes d’application de la règle
  12. Règle précédente de l’unité responsable concernée
  13. Règle suivante de l’unité responsable concernée
  14. Date de la résolution du CA approuvant la règle

fiche

Dernière mise à jour : août 2005