Transfert et rappel des documents semi-actifs

Le Service des archives et de gestion des documents offre à l'ensemble des unités le transfert de leurs documents semi-actifs dans un dépôt. Ce local est conçu spécialement pour assurer une conservation économique et sécuritaire des documents et permet le repérage rapide des documents qui ne sont plus d'utilité courante mais qui doivent cependant être conservés selon le Calendrier de conservation des documents. 

Toutes les boîtes transférées au Service doivent être accompagnées d'un formulaire de transfert complété au moyen du système TRANSweb. Pour vous inscrire à une séance de formation et obtenir les droits d'accès à l'application, contactez Nadine Chrétien (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. poste 2528).

Veuillez noter que le Service des archives et de gestion des documents n’acceptera que les formats de boîtes ci-dessous pour l'archivage des documents.

Procédure :

  • Déclassez les dossiers physiques de vos classeurs par grandes séries.
  • Faites un ménage préliminaire à l’intérieur des dossiers.
  • Mise en boîte des dossiers. Conservez les chemises d’origine et inscrire les dates extrêmes sur l’onglet des chemises.

Format de boîte pour l’archivage 

Le modèle de boîte pour l’archivage (brun/vert) disponible chez Staples a été sélectionné afin d’assurer la préservation de l’intégrité des documents pendant leur période de conservation dans les dépôts de documents semi-actifs.

Modèle Bankers Box FEL00872 paquet de 5 boîtes

Modèle Bankers Box FEL00872 paquet de 25 boîtes

  • Complétez un formulaire de transfert pour chacune des boîtes à transférer avec l’application TRANSweb.
  • Inscrire le numéro de transfert sur le couvercle de la boîte (ex. : 2022-0145).
  • Imprimez les formulaires et les placer dans chacune des boîtes.
  • S'il y a plus d'une boîte à transférer, cochez les formulaires en préparation et transférez-les en même temps.
  • Visitez le Portail SAGD pour compléter une demande de transport de boîtes. 

  • Sélectionnez «Transport de boîtes d’archives».
  • Complétez le formulaire en prenant soin d’indiquer votre numéro de poste téléphonique, le nom de l’unité, le nombre de boîtes à envoyer, le numéro de local ou emplacement où les boîtes seront récupérées ainsi que toutes autres informations relatives à l’opération de transport (ex. : votre horaire de disponibilité en présentiel à l’UQAM, etc.).

  • Consultez les notifications qui vous seront transmises par courriel afin de suivre l’avancement de la demande via le Centre de services.

 

Aide-mémoire

À noter : à la fin de la période de conservation, l'archiviste avisera le directeur de l'unité pour disposer des boîtes de documents inactifs (tri, élimination ou conservation permanente).

Dernière mise à jour : avril 2022.