Transfert et rappel des documents semi-actifs

Le Service des archives et de gestion des documents offre à l'ensemble des unités le transfert de leurs documents semi-actifs dans un dépôt. Ce local est conçu spécialement pour assurer une conservation économique et sécuritaire des documents et permet le repérage rapide des documents qui ne sont plus d'utilité courante mais qui doivent cependant être conservés selon le Calendrier de conservation des documents. 

Toutes les boîtes transférées au Service doivent être accompagnées d'un formulaire de transfert complété au moyen du système TRANSweb. Pour vous inscrire à une séance de formation et obtenir les droits d'accès à l'application, contactez Nadine Chrétien (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). 

Veuillez noter que le Service des archives et de gestion des documents n’acceptera que les formats de boîtes ci-dessous pour l'archivage des documents.

Procédure de transfert :

  1. Consulter le Calendrier de conservation des documents.
  2. Déclasser les dossiers physiques de vos classeurs par grandes séries.
  3. Faites un ménage préliminaire à l’intérieur des dossiers.
  4. Mise en boîte des dossiers : conservation des chemises d’origine et inscription des dates extrêmes des dossiers sur l’onglet des chemises.
  5. Format de boîte pour l’archivage 

    Le modèle de boîte pour l’archivage (brun/vert) disponible chez Staples a été sélectionné afin d’assurer la préservation de l’intégrité des documents pendant leur période de conservation dans les dépôts de documents semi-actifs.

    Modèle Bankers Box FEL00872 paquet de 5 boîtes

    Modèle Bankers Box FEL00872 paquet de 25 boîtes

  6. Compléter un formulaire de transfert pour chacune des boîtes à transférer avec l’application TRANSweb.
  7. Inscrire le numéro de transfert sur le couvercle de la boîte (ex. : 2021-0145).
  8. Imprimer les formulaires et les placer dans chacune des boîtes.
  9. S'il y a plus d'une boîte à transférer, transférer les formulaires en bloc lorsqu’ils sont prêts.
  10. Contacter le poste 6130 ou 7044 pour confirmer l’envoi et demander le transport des boîtes.

À la fin de la période de conservation, l'archiviste avisera le directeur de l'unité pour disposer des boîtes de documents inactifs (tri, élimination ou conservation permanente).

Aide-mémoire

Dernière mise à jour : novembre 2021.