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Nouvelle procédure pour les demandes de transport de boîtes

Le Service des archives utilisera dorénavant le Centre de services pour faciliter vos demandes de transport de boîtes.

Visitez le Portail SAGD pour compléter une demande.

Pour les demandes de transfert de documents d’archives via TRANSweb, sélectionnez :

  • « Transport de boîtes d’archives »

Pour les demandes d’élimination des documents confidentiels (999), sélectionnez :

  • « Destruction des documents confidentiels »

Complétez le formulaire en prenant soin d’indiquer votre numéro de poste téléphonique, le nom de l’unité, le nombre de boîtes à envoyer, le numéro de local ou emplacement où les boîtes seront récupérées ainsi que toutes autres informations relatives à l’opération de transport (ex.: votre horaire de disponibilité en présentiel à l’UQAM, etc.).

Consultez les notifications qui vous seront transmises par courriel afin de suivre l’avancement de la demande via le Centre de services.

Si vous avez besoin d’aide, contactez le poste 7044 ou le 6130.

D’autres services suivront dans les prochains mois.

Commande de boîtes d’archives 

Suite à la fermeture du Bureauphile, les unités administratives et académiques doivent dorénavant commander leurs boîtes chez Staples Avantage Affaires, le nouveau fournisseur de l'UQAM.  

Veuillez noter que le Service des archives et de gestion des documents n’acceptera que les formats de boîtes ci-dessous pour l’archivage OU la destruction des documents confidentiels (999). S’il vous reste des boîtes de l’ancien modèle, vous pouvez les écouler. 

Les coûts reliés au processus de déchiquetage des documents confidentiels sont entièrement assumés par le Service des archives et de gestion des documents. Par contre, les unités ont la responsabilité de se procurer et de respecter les formats de boîtes demandés. 

1. Format de boîte pour l’archivage

Le modèle de boîte pour l’archivage (brun/vert) a été sélectionné afin d’assurer la préservation de l’intégrité des documents pendant leur période de conservation dans les dépôts de documents semi-actifs.  

Aide-mémoire pour l'archivage

 2. Formats de boîtes pour la destruction des documents confidentiels (999)

Les modèles de boîtes pour la destruction des documents confidentiels (999) (blanc/bleu) ont été sélectionnés afin d’assurer la protection et la sécurité des documents mais ne nécessitent pas une qualité particulière puisque les boîtes seront éliminées.  

Aide-mémoire pour la destruction (999)

  • Boîte de papier d’imprimante 8 ½ x 11 de format standard  OU 
  • Boîte pour dossiers de format lettre/légal (10 x 12 x 15) (ex. : Modèle Bankers Box FEL00772)

 **Tous les autres formats de boîtes seront REFUSÉS et les boîtes seront retournées à l’expéditeur** 

Lancement du nouveau catalogue de recherche des fonds d’archives

Lundi le 3 mai 2021 – C'est avec beaucoup de plaisir que le Service des archives et de gestion des documents désire vous convier à découvrir son nouveau catalogue de recherche. Notre nouveau catalogue vous donnera accès à plus de 300 fonds et collections d’archives institutionnelles et privées portant sur l'histoire de l'UQAM, l'École des beaux-arts de Montréal, l'ACFAS, Hubert Aquin, Louis Cyr et bien d'autres.

Bonne visite

 

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