Créer, classer et utiliser l’information

La Politique no 11 sur la gestion de l’information et des archives définit l’information institutionnelle comme étant: « l’ensemble des informations et des données produites ou reçues par l’Université et qui est nécessaire pour réaliser ses missions ou encore pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de ses missions, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions ou pour rendre compte de ses activités. »

L’Université adopte par conséquent, des pratiques visant à préserver la qualité et l’intégrité de l’information. Elle s’efforce de maintenir l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité de l’information qu’elle détient. Ces éléments sont essentiels pour une prise de décision éclairée, et pour le maintien du caractère probant de l’information qui témoigne des activités et des décisions de l’Université.

L’Université met également en place les moyens nécessaires pour que l’information qu’elle détient soit disponible aux personnes autorisées et puisse être repérée rapidement, efficacement et avec précision, dans les délais et le format requis selon son niveau de confidentialité, de sensibilité ou de criticité, afin d’accroître la performance organisationnelle et la qualité des services.

Au quotidien, la mise en œuvre de ces objectifs repose sur l’utilisation adéquate des outils institutionnels de gestion de l’information ainsi que sur l’adoption de certaines bonnes pratiques afin d’assurer la repérabilité, la qualité et l’intégrité de l’information institutionnelle.

Norme de stockage

La norme de stockage est un outil de gestion qui vise à préciser comment et dans quelles circonstances utiliser les différentes plateformes numériques disponibles à l’UQAM, comme les répertoires partagés, Teams ou le Wiki UQAM. Elle favorise une utilisation cohérente et sécuritaire des espaces de stockage, en fonction de la nature et du niveau de confidentialité de l’information. En enregistrant les documents institutionnels dans les solutions autorisées, les unités contribuent à protéger l’intégrité, la sécurité et la pérennité de l’information. En outre, en respectant la norme de stockage, les équipes s’assurent que l’information demeure accessible en cas de départ ou d’arrivée de personnel, favorisant ainsi la continuité des activités et la collaboration au sein de l’établissement.

Pour connaître comment bien utiliser les différentes plateformes, consulter la page suivante :

Plan de classification

En tant qu’organisme public, l’Université est tenue de classer ses documents de manière à en permettre le repérage conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, art. 16). Elle doit établir et tenir à jour un plan de classification indiquant l’ordre selon lequel ses documents sont classés pour faciliter l’exercice du droit d’accès à l’information.

Le plan de classification est un outil de gestion qui a également pour objectif d’aider les unités à organiser les documents et informations de l’Université, autant papier que numériques. Il permet d’uniformiser la masse documentaire des unités de l’UQAM, ce qui permet de repérer rapidement les informations et d’améliorer la prise de décision en ayant une vision complète des informations disponibles.

En plus de favoriser l’efficacité, le plan de classification permet une meilleure continuité des opérations lors des mouvements de personnel en offrant aux employés.es un cadre stable. Par ailleurs, plusieurs des différents outils préconisés par le SAGI sont arrimés au plan de classification comme le calendrier de conservation, l’inventaire de fichiers de renseignements personnels et la classification de sécurité. L’utilisation du plan de classification permet donc un meilleur usage de nombreux outils de gestion de l’information implantés à l’UQAM. Pour en savoir plus au sujet du plan de classification et accéder aux ressources :

Convention de nommage

Une convention de nommage est constituée de l’ensemble de règles définissant la façon de nommer les éléments faisant partie d’un programme ou d’un réseau informatique, plus particulièrement la façon de nommer les répertoires et les fichiers. Elle vise à assurer une identification claire et autant que possible uniforme des documents numériques, facilitant ainsi leur repérage, leur tri et leur partage, en plus d’améliorer la qualité de l’information. Un nom de fichier bien structuré permet également de limiter la création de doublons et de réduire les risques d’erreurs lors de l’enregistrement ou du transfert des documents. Le SAGI recommande le respect d’impératifs informatiques, tels que l’utilisation de caractères non-accentués, afin de garantir la compatibilité entre les différents systèmes et logiciels en plus de favoriser la préservation des documents numériques. En général, il revient aux équipes de travail d’établir, de façon concertée, leur propre convention de nommage. Toutefois dans le cas de certains documents à conservation permanente, un format de nommage des documents numérique peut être demandé par le SAGI. Vous trouverez les principales recommandations et des exemples sur le Wiki UQAM, à la page suivante :

Gestion des courriels

Les courriels occupent une place centrale dans la gestion de l’information, car ils consignent une grande partie des échanges, décisions et suivis liés aux activités. Les courriels qui comportent des décisions, qui documentent des activités ou qui témoignent de processus importants pour l’ensemble d’une équipe constituent des documents portant de l’information institutionnelle. Ils doivent donc être enregistrés dans les solutions institutionnelles prévues à cet effet, conformément à la norme de stockage, afin d’en assurer la disponibilité et de permettre la traçabilité des décisions et, le cas échéant, leur conservation. Vous trouverez dans le Wiki UQAM des repères pratiques pour une gestion efficace des courriels, par exemple sur la rédaction de courriels, l’organisation de sa boîte de réception et l’application des règles de conservation aux courriels. Pour consulter ces outils, consulter la page suivante :