Archivage des documents

Aide-mémoire

Un document est considéré comme semi-actif lorsqu’il n’est utilisé qu’occasionnellement par une unité. Il est conservé pour sa valeur légale et financière selon la durée prévue au Calendrier de conservation. Le Service des archives et de gestion des documents offre aux unités l’entreposage des documents semi-actifs dans des dépôts sécuritaires conçus spécifiquement pour une conservation économique et un repérage rapide des documents. Près de 20 000 boîtes sont présentement entreposées dans nos dépôts.

L’application TRANSweb permet aux employés d’effectuer l’archivage et de procéder à l’emprunt de documents semi-actifs. Cette application est liée à la base de données qui assure la gestion des dépôts de documents semi-actifs et le contrôle des emprunts de dossiers.

Une formation sur l’archivage et l’application TRANSweb est obligatoire pour tout nouvel employé responsable de la gestion documentaire de son unité. Pour obtenir la formation et les droits d’accès à l’application, contactez Nadine Chrétien par Teams ou par courriel chretien.nadine@uqam.ca.

Procédure

  1. Consultation du Calendrier de conservation des documents : identification des délais de conservation à l’actif et au semi-actif.
  2. Déclassement des dossiers physiques des classeurs et ménage préliminaire (élimination des copies secondaires, brouillons, etc.).
  3. Mise en boîte des dossiers dans des boîtes d’archives selon le modèle Bankers Box FEL00872 disponibles chez Staples :
    • conservation des chemises d’origine
    • inscription des dates extrêmes sur l’onglet des chemises
    • envoi de boîtes pleines seulement
  4. Enregistrement des formulaires de transfert dans TRANSweb pour chaque boîte à archiver :
    • inscription du titre de la boîte en majuscules
    • inscription du titre de chaque dossier en minuscules
    • inscription des dates extrêmes
  5. Sauvegarde régulière du formulaire.
  6. Inscription du numéro de transfert sur le rabat du couvercle de la boîte (numéro disponible dans la partie supérieure droite du formulaire, exemple : 2024-0145).
  7. Impression du formulaire et insertion à plat sur le dessus des dossiers de la boîte.
  8. Si plusieurs boîtes à transférer :
    • sauvegarde des formulaires en préparation jusqu’à ce qu’ils soient tous prêts.
    • sélection des formulaires en préparation dans la section « Consulter mes formulaires » et transfert de tous les formulaires en même temps.
  9. Complétez une demande de transport de boîtes d’archives via le Portail SAGD.
    • sélection du service « Transport de boîtes d’archives » et inscrire toutes les informations requises.
    • consultation des notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.
  10. Consultation des formulaires approuvés dans TRANSweb.

Modèle de boîte d’archives

Pour le transfert, utilisez uniquement le modèle suivant :

Boîte d’archives modèle Bankers Box FEL00872 disponible chez Staples