La gestion de l’information à l’UQAM

L’Université reconnait que l’information qu’elle détient constitue un actif stratégique essentiel à la réalisation de sa mission en raison de sa valeur administrative, juridique ou patrimoniale. C’est pourquoi l’Université met en place une gouvernance de l’information qui tient compte du cadre normatif, notamment en matière de gestion de l’information et de protection des renseignements personnels. L’Université a adopté la Politique no 11 sur la gestion de l’information et des archives dans le but de définir et d’encadrer la gestion de l’information à l’UQAM et de se conformer aux lois en vigueur, notamment la Loi sur les archives (RLRQ c. A‐ 21.1) et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ c. A -2.1).

Cette politique s’inspire des meilleures normes et pratiques en la matière, notamment les principes en gouvernance de l’information de l’Association of Records Managers and Administrators (ARMA) ainsi que les normes de l’Organisation internationale de normalisation :

  • ARMA, Information Governance Book of Knowledge;
  • Gouvernance de l’information – Concept et principes (ISO 24243 :2022);
  • Information et documentation – Gestion des documents d’activité (ISO 15489-1 :2016).

La Politique établit un cadre de gouvernance clair qui vise les informations détenues par l’Université et précise que la gestion de l’information est une responsabilité partagée entre l’ensemble des membres du personnel. Elle vise à préserver l’authenticité, la fiabilité, la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité de l’information que l’Université détient, et ce, tout au long de son cycle de vie, dans le but d’appuyer ses missions d’enseignement et de recherche, et de constituer sa mémoire organisationnelle.

Par la mise en place de cette politique, l’Université souhaite favoriser l’efficience des processus et des pratiques ainsi qu’une prise de décision éclairée. À cette fin, elle souscrit aux principes suivants :

  • Gestion du cycle de vie de l’information
  • Responsabilité
  • Conformité
  • Qualité et intégrité de l’information
  • Transparence
  • Protection de l’information
  • Disponibilité de l’information