Destruction des documents

Aide-mémoire

Le Service des archives et de gestion des documents offre un service de destruction des documents confidentiels*. Les coûts reliés au processus de déchiquetage des documents confidentiels sont entièrement assumés par le SAGD. Toutefois, les unités ont la responsabilité de se procurer et de respecter les formats de boîtes demandés pour la destruction des documents confidentiels de support papier. Pour de l’information relative à l’élimination d’autres types de support (audiovisuel, informatique, etc.), contactez le SAGD : archives@uqam.ca

Procédure

  1. Mise en boîte des documents confidentiels dans des boîtes selon les deux modèles autorisés.
  2. Enlevez les trombones, attaches métalliques et boudins des documents. Les agrafes sont autorisées.
  3. Identification claire du code 999 au crayon de feutre noir.
    • Pour les boîtes comprenant uniquement des documents multimédias, inscrire «Multimédias» sur la boîte.
  4. La boîte doit être munie d’un couvercle.
  5. Sceller la boîte avec du ruban adhésif.
  6. Complétez une demande de transport de boîtes d’archives via le Portail SAGD.
    • sélection du service « Destruction des documents confidentiels » et inscrire toutes les informations requises.
    • consultation des notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.
  7. Le SAGD procède à l’expédition des boîtes de façon sécuritaire à une compagnie de recyclage pour le déchiquetage des documents.

*Sont considérés comme confidentiels les documents comprenant des informations nominatives ou personnelles pouvant identifier un tiers.

Modèles de boîtes pour la destruction

Pour la destruction, il n’est pas nécessaire d’utiliser des boîtes d’archives de format standard sans acide. Les boîtes peuvent être de deux formats :

1) boîte de papier imprimante vide 8 1/2 » x 11 »

2) boîte modèle Bankers Box FEL00872 disponible chez Staples