Destruction des documents (999)

Aide-mémoire

Le Service des archives et de gestion des documents offre un service de destruction des documents confidentiels*. Les coûts reliés au processus de déchiquetage des documents confidentiels sont entièrement assumés par le SAGD. Toutefois, les unités ont la responsabilité de se procurer et de respecter les formats de boîtes demandés.

  • Ne pas mélanger les supports papier et multimédias dans la même boîte.
  • Ne pas insérer d’objets dans les boîtes.

Pour de l’information supplémentaire, contactez archives@uqam.ca

*Sont considérés comme confidentiels les documents comprenant des informations nominatives ou personnelles pouvant identifier un tiers.

SUPPORT PAPIER

Procédure

  1. Mise en boîte des documents confidentiels dans des boîtes selon les deux modèles autorisés ci-dessous.
  2. Aucun article de métal dans les boîtes : enlevez les trombones, pinces, boudins, cartables et dossiers suspendus renforcés (Pendaflex). Les agrafes sont autorisées.
  3. Identification claire du code 999 au crayon de feutre noir.
  4. La boîte doit être munie d’un couvercle.
  5. Sceller la boîte avec du ruban adhésif.
  6. Complétez une demande de transport de boîtes 999 via le Portail SAGD.
    • Sélectionnez « Destruction des documents confidentiels » et inscrire toutes les informations requises.
    • Consultation des notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.
  7. Le SAGD procède à l’expédition des boîtes de façon sécuritaire à une compagnie de recyclage pour le déchiquetage des documents.

SUPPORT MULTIMÉDIA

Procédure

Il s’agit de la même procédure : important de ne pas mélanger les supports papier et multimédias dans la même boîte.

Exemples de multimédias : disquette, disque dur externe, clé USB, CD, cassette audio et vidéo, etc.

  1. Inscrire «Multimédias 999» sur la boîte.
  2. Inscrire «Multimédias 999» dans le champ «Informations supplémentaires» de la demande de transport de boîtes 999 via le Portail SAGD.
  3. Si vous n’avez que quelques documents multimédias à détruire, veuillez contacter archives@uqam.ca.

Modèles de boîtes pour la destruction

Il n’est pas nécessaire d’utiliser des boîtes d’archives de format standard sans acide. Utilisez uniquement ces formats :

1) boîte de papier imprimante vide 8 1/2 » x 11 »

2) boîte modèle Bankers Box FEL00872 disponible chez Staples