Foire aux questions
Gestion de l’information à l’UQAM : rôles et responsabilités
Q : Qui est le responsable de la gestion documentaire de mon unité ?
R : La responsabilité revient aux détenteurs principaux de l’information, c’est-à-dire les cadres responsables d’une unité inscrite au calendrier de conservation comme unité responsable du dossier principal d’un domaine d’information. Les gestionnaires veillent à ce que la gestion, l’utilisation et la protection des informations sous leur responsabilité soient conformes à la Politique sur la gestion de l’information et des archives ainsi qu’au cadre juridique applicable. Les membres du personnel doivent respecter cette politique, ses principes et les pratiques qui en découlent afin de protéger l’authenticité, la fiabilité, la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité de l’information à laquelle ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions. En résumé : le personnel gère la création et l’utilisation de l’information, les gestionnaires en assurent la conformité, et le Service des archives et de la gestion de l’information (SAGI) conseille et reçoit l’information.
Q : J’ai un doute sur mes obligations, qui dois-je contacter ?
Pour toute information, contactez archives@uqam.ca.
Créer, classer et utiliser l’information
Q : Qu’est-ce que le plan de classification institutionnel ?
R : L’Université doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Le plan de classification indique l’ordre selon lequel les documents sont organisés afin de faciliter l’exercice du droit d’accès à l’information. Il s’agit d’un outil de gestion visant à aider les unités à organiser les documents et informations, tant papier que numériques. Il permet d’uniformiser la masse documentaire des unités de l’UQAM, de repérer rapidement l’information et d’améliorer la prise de décision grâce à une vue d’ensemble cohérente. Il favorise également la continuité des opérations lors de mouvements de personnel, en offrant un cadre stable. Le plan de classification est divisé en séries représentant les grandes activités de l’Université. Chaque série contient des sous-séries correspondant à des activités ou processus spécifiques.
Q : Quels sont les avantages lorsque les documents sont organisés selon le plan de classification ?
Lorsque l’information est bien organisée, il est plus facile de :
- Repérer l’information plus rapidement
- S’assurer d’avoir accès à la bonne version au bon moment
- Favoriser la prise de décision
- Accroître la sécurité
- Diminuer les conséquences de la mobilité du personnel
- Accroître l’efficacité
Q : Pourquoi les cotes du plan de classification ne se suivent pas ?
R : Le plan doit être maintenu à jour. Des espaces sont donc laissés entre les cotes afin de permettre l’ajout ou le retrait de sous-séries, afin de permettre la révision de la structure. La réutilisation d’une cote déjà utilisée est proscrite pour éviter toute confusion avec des versions antérieures.
Q : Puis-je modifier les cotes ou les libellés dans la structure de classification de mon répertoire commun ?
R : Non. L’objectif de la structure de classification est d’uniformiser la manière d’organiser l’information. De plus, les cotes du plan de classification et celle du calendrier de conservation sont arrimées, ce qui signifie que le ménage dans vos documents sera facilité.
Q : Comment dois-je nommer mes documents numériques ?
R : Le SAGI promeut le respect des impératifs informatiques et n’impose pas de mots ou de termes particuliers dans les noms de dossiers ou de fichiers. Cependant, le nom du fichier (.docx, .xlsx, .pfd, etc.) devrait contenir entre 20 et 30 caractères maximum et respecter les impératifs informatiques (pas d’accents, pas de caractères spéciaux, remplacer les espaces par des barres de soulignement, etc.). Pour plus d’information, consultez la page sur les règles de nommage.
Q : Comment bien gérer mes courriels ?
Les courriels contiennent souvent des échanges, décisions et suivis importants. Plus votre boîte contient de messages, plus la recherche devient difficile. De plus, la sécurité des boîtes courriel est moindre que celle des répertoires partagés. Les courriels comportant des décisions, documentant des activités ou témoignant de processus doivent être enregistrés dans les solutions prévues (répertoire partagé), conformément à la norme de stockage, afin d’en assurer la disponibilité et la traçabilité. Le SAGI propose des repères pratiques, par exemple sur la rédaction de courriels, l’organisation de la boîte de réception et l’application des règles de conservation aux courriels. Pour plus d’information, consultez la page Gestion des courriels (à venir).
Q : Je veux ajouter le nom d’un nouvel employé dans mon espace Wiki, mais il n’apparaît pas dans la barre de recherche. Comment dois-je procéder ?
R : Il se peut que l’employé ne soit pas dans la banque, notamment si la personne ne s’est pas connectée depuis un certain temps. Vous devez alors entrer manuellement son code ms, toujours sous la forme : nom_prénom. Si cela ne fonctionne pas ou si l’employé ne parvient pas à se connecter, contactez le SAGI.
Protéger l’information
Q : Où dois-je stocker les documents partagés avec mon équipe ?
R : L’information institutionnelle doit être enregistrée dans les solutions autorisées : répertoires partagés sur les serveurs de l’UQAM ou Constellio. OneDrive peut exceptionnellement être utilisé pour partager temporairement une copie à une personne n’ayant pas accès au répertoire institutionnel, mais l’original doit toujours être conservé dans le répertoire de votre unité.
Q : Qu’est-ce qu’une une norme de stockage ?
R : C’est un outil définissant comment et quand utiliser les différentes plateformes numériques disponibles à l’UQAM (répertoires partagés, Teams, Wiki). Elle vise une utilisation cohérente, sécuritaire et adaptée au niveau de confidentialité de l’information. En enregistrant les documents institutionnels dans les solutions autorisées, les unités contribuent à protéger l’intégrité, la sécurité et la pérennité de l’information. Pour connaître comment bien utiliser les différentes plateformes, consultez la page Norme de stockage des informations numériques.
Q : Puis-je stocker des documents institutionnels sur un cloud personnel ?
R : Non. Les documents institutionnels doivent être conservés exclusivement dans les solutions autorisées.
Q : Quels sont les différences entre le Wiki et Teams ?
R : L’utilisation du Wiki s’apparente à celle de Wikipédia : le contenu y est destiné à être affiché directement sur la page et ne requiert donc pas une mise en page détaillée ou rigoureuse. Si vous avez besoin de produire un document final, Teams répondra mieux à ce besoin. Attention : les documents rédigés dans Teams doivent être enregistrés dans les solutions institutionnelles une fois finalisés, puis supprimés de Teams.
Conserver et éliminer
Q : Combien de temps dois-je conserver les documents de mon unité ?
R : Les délais de conservation d’un document sont établis par le calendrier de conservation de l’Université. Le calendrier constitue un ensemble de règles qui précisent la durée d’utilisation des documents actifs et semi-actifs et indiquent lesquels doivent être éliminés ou conservés de façon permanente pour leur valeur patrimoniale. Une formation portant sur le Calendrier de conservation est obligatoire pour le personnel responsable de la gestion documentaire de son unité. Pour en savoir plus, consultez le Calendrier de conservation des documents de l’UQAM.
Q : Combien de temps dois-je conserver les contrats de mon unité ?
R : Conformément au Règlement n° 1 sur les contrats conclus au nom de l’Université et la règle de conservation 0180 – Gestion contractuelle, les contrats doivent être versés au SAGI pour une conservation permanente. Le règlement indique :
Une fois conclus, les contrats ainsi que toute documentation accessoire sont transmis par l’unité concernée au Service des archives et de gestion des documents conformément aux règles établies dans le calendrier de conservation de l’Université et au cadre normatif en vigueur (art. 11 b), Règlement no 1).
Pour les unités tenues de verser les contrats sous leur responsabilité, consultez les pages Archivage des contrats et Formulaire JIRA – Archivage des contrats. Les fichiers versés seront ensuite récupérés par le SAGI et enregistrés dans le dépôt numérique institutionnel Constellio.
Q : Quelle est la différence entre document actif, semi-actif et inactif ?
R : L’Université effectue une gestion du cycle de vie de l’information, depuis sa création ou sa réception jusqu’à sa conservation permanente ou son élimination, notamment en évaluant la valeur juridique, administrative ou patrimoniale de l’information. Le calendrier de conservation précise la durée de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs, et détermine ceux à éliminer ou à conserver de façon permanente en tant qu’archives institutionnelles. Les documents actifs sont conservés dans les unités pour les besoins de leur administration courante pendant la durée d’utilité administrative et juridique de l’information. Les documents semi-actifs conservent une valeur administrative ou juridique, mais ne sont plus nécessaires au quotidien. Les documents inactifs ne sont plus utilisés et ne présentent plus de valeur juridique ou administrative et doivent être versés au SAGI. Ce versement entraîne un transfert de la responsabilité exclusive au SAGI, qui en assurera le tri, l’élimination ou la conservation permanente.
Q : Qu’est-ce que la valeur patrimoniale d’un document ?
R : Il s’agit de la valeur attribuée à une information dont la conservation, en particulier, est jugée essentielle à la constitution de la mémoire institutionnelle de l’Université et ce, afin de répondre aux besoins présents ou futurs de l’Université et du public.
Q : Mon unité détient-elle l’exemplaire principal ou secondaire ?
L’exemplaire principal constitue le dossier original; l’unité responsable de l’exemplaire principal en est mandataire et applique les délais actif et semi-actif et la disposition finale prévue à l’exemplaire principal. L’exemplaire secondaire constitue une copie du dossier original; l’unité applique uniquement le délai actif et la disposition finale est toujours la destruction.
Q : Le délai de conservation est-il le même pour les documents papier et numériques ?
R : Oui, sauf indication contraire, le support n’a pas d’incidence sur la durée, mais sur les lieux de conservation. Dans une règle de conservation, les supports sont présentés sous les codes PA pour papier et DM pour numérique. Pour les dossiers papier, les documents actifs sont conservés dans les classeurs des unités, les documents semi-actifs dans les entrepôts du SAGI et les documents inactifs conservés pour leur valeur patrimoniale dans l’entrepôt des archives historiques du SAGI. Pour les dossiers numériques, les documents actifs sont conservés dans le répertoire partagé et les base de données de l’unité. Il n’y a aucun temps de conservation au semi-actif. Les dossiers ayant une valeur patrimoniale sont versés le dépôt numérique institutionnel Constellio. Les dossiers hybrides (documents papier et numériques) peuvent présenter un délai de conservation différent selon le support. Une remarque accompagne toujours le délai selon le support concerné.
Q : Comment procéder à l’archivage des documents numériques ?
R : Le versement numérique consiste à verser les documents inactifs au SAGI, qui en assume l’entière responsabilité. Les documents à valeur patrimoniale sont conservés en permanence dans le dépôt numérique institutionnel Constellio. Le SAGI s’engage à appliquer les mesures nécessaires de préservation des archives, incluant notamment la migration des formats et des supports. Ces mesures font partie de la stratégie de préservation du patrimoine informationnel numérique de l’Université. Pour en savoir plus, consultez les pages Archivage numérique et Recommandations sur les formats de fichiers pour la préservation numérique.
Q : Puis-je détruire moi-même les documents numériques échus de mon répertoire ?
R : Oui. Vous êtes responsable de détruire les renseignements personnels ou exemplaires secondaires arrivés à échéance selon le calendrier de conservation.
Q : Comment procéder à l’archivage des documents papier ?
R : Les documents semi-actifs sont transférés au SAGI via l’application TRANSweb puis rangés dans les entrepôts. Lorsqu’ils deviennent inactifs, ces documents deviennent sous la responsabilité exclusive au SAGI, qui en assurera le tri, l’élimination ou la conservation permanente. La formation sur l’application TRANSweb est obligatoire pour le personnel responsable de la gestion documentaire de son unité. Pour savoir comment procéder au transfert de documents sur support papier Archivage des documents papier et Formulaire JIRA – Transport de boîtes d’archives.
Q : Comment détruire les documents confidentiels papier (999) ?
R : La destruction sécuritaire des documents papier contenant des renseignements personnels ou dont le contenu serait confidentiel est effectué par les membres du personnel de l’unité. Pour en savoir plus, consultez les pages Destruction des documents confidentiels (999) et Formulaire JIRA – Destruction de documents confidentiels (999).
Q : Puis-je obtenir une attestation de destruction ?
R : Oui. Le SAGI peut fournir à la demande de l’unité un certificat de destruction une fois la destruction effectuée auprès du fournisseur. Contactez archives@uqam.ca.
Archives historiques
Q : Puis-je consulter les archives institutionnelles d’une unité ?
R : Oui. Pour en faire la demande, contactez archives@uqam.ca.
Q : Comment obtenir une reproduction d’un document archivé ?
R : Pour obtenir une reproduction d’un document d’archives, vous devez fournir la liste des documents désirés. Pour plus d’information, consultez la page Reproduction.
Formations
Q : Comment m’inscrire à une formation en gestion de l’information ?
R : Consultez la page Calendrier des formations sur le site web du SAGI.
Ressources
Q : Où se trouvent les principales ressources en gestion de l’information ?
R : Vous retrouverez les ressources et outils en gestion de l’information sur le Wiki Gestion de l’information institutionnelle du SAGI.
Q : J’ai besoin d’aide. Un employé du SAGI peut-il gérer les documents de mon unité à ma place ?
R : Non. Le SAGI accompagne et guide le personnel, mais l’unité demeure responsable de la gestion de ses documents.