Rôles et responsabilités

En tant qu’organisme public, l’Université doit respecter certaines des obligations juridiques en matière de gestion de l’information. Elle doit rendre compte de ses actions en s’assurant de préserver l’authenticité, la fiabilité, la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité de l’information qu’elle détient, et ce, tout au long de son cycle de vie. Afin d’y arriver, l’Université a adopté Politique no 11 sur la gestion de l’information et des archives qui établit un cadre de gouvernance précisant les rôles et responsabilités des membres du personnel.

Secrétaire générale

La secrétaire générale est responsable de définir les grandes orientations de l’Université en matière de gestion de l’information. Elle signe les demandes de modification au calendrier de conservation, afin de les soumettre pour approbation à Bibliothèque et Archives nationales du Québec, et veille à ce que le cadre normatif en gestion de l’information soit élaboré et maintenu au sein de l’Université.

Directeur du Service des archives et de la gestion de l’information

Le directeur du Service des archives et de la gestion de l’information (SAGI) est la principale personne responsable de la gestion de l’information de l’Université. Il veille à la mise en œuvre et au respect de la Politique et définit les stratégies et les objectifs de l’Université en la matière.

Plus précisément, le directeur du SAGI :

  • est responsable de l’application de la politique et veille à la conformité des pratiques en gestion de l’information dans les unités;
  • conseille les gestionnaires en matière de gestion de l’information;
  • voit à l’application du plan de classification de l’Université;
  • voit à l’application du calendrier de conservation de l’Université;
  • est responsable de l’accès aux archives institutionnelles.

Service des archives et de la gestion de l’information

Le SAGI est responsable de veiller à la conformité de l’Université en matière de gestion de l’information, de constituer la mémoire institutionnelle par l’acquisition, le traitement, la conservation et la diffusion des archives institutionnelles, en plus d‘appuyer l’enseignement et la recherche par l’acquisition, le traitement et la diffusion d’archives privées.

Plus précisément, le SAGI :

  • soutient les membres du personnel dans leurs responsabilités en regard de cette politique;
  • veille à l’application du plan de classification de l’Université dans les unités;
  • applique le calendrier de conservation de l’Université et le tient à jour;
  • entrepose les documents semi-actifs papier des unités;
  • acquiert et gère les documents inactifs des unités administratives par versement;
  • coordonne toute numérisation de substitution et conseille les unités en la matière;
  • tient à jour le registre des détentrices principales, détenteurs principaux d’information;
  • gère l’accès aux archives institutionnelles et veille à leur diffusion.

Détentrices principales, détenteurs principaux de l’information

Les détentrices principales, détenteurs principaux de l’information sont des cadres supérieures, cadres supérieurs ou des cadres responsables d’une unité inscrite au calendrier de conservation comme étant une unité responsable du dossier principal d’un domaine d’information. Elles, ils veillent à ce que la gestion, l’utilisation et la protection des informations sous leur responsabilité soit conforme à la Politique sur la gestion de l’information et des archives et au cadre juridique applicable. Elles, ils valident le contenu des règles de conservation qui s’appliquent à l’information sous leur responsabilité. Un registre consigne les fonctions visées ainsi que les domaines d’information qui leurs sont assignés.

Gestionnaires

Les gestionnaires sont responsables de la gestion de l’information dans leur unité et veillent à ce qu’elle soit gérée conformément à la Politique en gestion de l’information et des archives. Sont considérés comme gestionnaires : les cadres supérieures, cadres supérieurs, cadres, doyennes et doyens

Plus précisément, les gestionnaires :

  • s’assurent que les informations traitées par leur unité sont créées, utilisées, conservées et détruites conformément à la politique et au calendrier de conservation de l’Université;
  • s’assurent que les membres du personnel de leur unité appliquent la politique et veillent à ce qu’ils soient adéquatement formés en gestion de l’information;
  • gèrent les droits d’accès aux informations de leur unité selon les normes de confidentialité et de sécurité requises;
  • autorisent le dépôt des documents semi-actifs de leur unité au SAGI ainsi que le transfert des documents inactifs à conservation permanente;
  • communiquent au SAGI tout changement aux mandats et responsabilités de leur unité pouvant influencer le plan de classification ou le calendrier de conservation de l’Université;
  • informe le directeur du SAGI de tout incident qui pourrait porter atteinte à l’authenticité, la fiabilité, la disponibilité, l’intégrité ou la confidentialité de l’information.

Membres du personnel

Les membres du personnel s’assurent de respecter cette politique, ses principes ainsi que les pratiques qui en découlent afin de protéger l’authenticité, la fiabilité, la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité de l’information à laquelle ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions.

Plus précisément, les membres du personnel :

  • utilisent les outils de gestion de l’information mis à leur disposition par le SAGI, notamment le plan de classification et le calendrier de conservation, et utilisent les espaces de stockage conformément aux exigences de l’Université;
  • veillent à préserver la confidentialité des informations que l’Université détient et à les communiquer aux personnes autorisées seulement;
  • remettent à leur gestionnaire, lors de leur départ, de leur réaffectation ou d’une absence prolongée, l’ensemble des informations et documents produits ou reçus par leur unité qui sont encore sous leur contrôle.