Conserver et éliminer
L’Université effectue une gestion du cycle de vie de l’information, depuis sa création ou sa réception jusqu’à sa conservation permanente ou son élimination, notamment en évaluant la valeur juridique, administrative ou patrimoniale de l’information et en appliquant les délais de conservation appropriés.
À cette fin, elle adopte et met à jour régulièrement un calendrier de conservation, précisant la durée de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs, tout en déterminant ceux à éliminer ou à conserver de façon permanente en tant qu’archives institutionnelles.
- Les documents actifs relèvent des unités et services qui les ont produits ou reçus dans le cadre de leurs activités et qui les conservent pour les besoins de leur administration courante. La durée de la période active des documents est déterminée par le calendrier de conservation et équivaut, sauf exception, à la durée d’utilité administrative et juridique de l’information.
- Les documents semi-actifs d’une unité ou d’un service sont des documents qui préservent une valeur administrative ou juridique et qui doivent être conservés mais qui ne sont plus utilisés pour soutenir ou maintenir l’administration courante de cette unité.
- Lorsqu’un document n’est plus utilisé à des fins administrative ou légale, il devient inactif. Les documents inactifs doivent être versés au SAGI. Ce versement entraîne le transfert de la responsabilité exclusive de ces documents au SAGI, qui peut procéder à leur tri et, le cas échéant, à leur élimination, conformément aux dispositions du calendrier de conservation. Les documents inactifs présentant une valeur patrimoniale sont conservés de manière permanente et deviennent les archives institutionnelles de l’Université.
La valeur patrimoniale constitue la valeur attribuée à une information dont la conservation, l’accessibilité et la mise en valeur sont jugées essentielles pour constituer la mémoire institutionnelle de l’Université afin de répondre aux besoins présents et futurs de l’Université ou du public.
Calendrier de conservation des documents
Le calendrier de conservation de l’Université constitue un ensemble de règles qui déterminent les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui précisent les documents inactifs qui doivent être éliminés ou conservés de manière permanente pour leur valeur patrimoniale. Le SAGI est responsable de sa mise à jour et la secrétaire générale autorise les modifications et le dépôt de ces dernières à Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour approbation.
Le calendrier de conservation poursuit plusieurs objectifs :
- réduire la masse de documents à conserver, tout en assurant la préservation de ceux ayant une valeur administrative, légale ou historique;
- utiliser l’espace et les ressources de façon efficiente;
- identifier les responsables des exemplaires principaux des documents;
- assurer la conformité avec la Loi sur les archives et les autres lois prescrivant des durées minimales de conservation.
La structure du plan de classification des documents sert de fondement à l’élaboration du calendrier. Pour en savoir plus :
Transfert des documents papier
L’un des mandats du Service des archives et de la gestion de l’information est de veiller à la conformité de l’Université en matière de gestion de l’information et de constituer la mémoire institutionnelle par l’acquisition, le traitement, la conservation et la diffusion des archives institutionnelles.
Les documents semi-actifs sur support papier d’une unité sont transférés au SAGI via l’application TRANSweb, puis rangés dans les entrepôts. Lorsque ces documents ne sont plus utilisés à des fins administratives ou légales, ils deviennent inactifs. Le versement constitue l’action par laquelle une unité transfère ses documents inactifs au SAGI et lui en cède l’entière responsabilité. Le SAGI peut ainsi procéder à leur tri et, le cas échéant, à leur élimination, conformément aux dispositions du calendrier de conservation. Les documents inactifs de support papier présentant une valeur patrimoniale sont conservés de manière permanente et font parties des archives institutionnelles de l’Université. Pour savoir comment procéder au transfert de documents sur support papier :
Versement des documents numériques
Le versement numérique constitue l’action par laquelle une unité transfère ses documents inactifs sur supports numériques au SAGI et lui en cède l’entière responsabilité. Le SAGI peut ainsi procéder à leur tri et, le cas échéant, à leur élimination, conformément aux dispositions du calendrier de conservation. Les documents inactifs sur supports numériques présentant une valeur patrimoniale sont conservés de manière permanente et font parties des archives institutionnelles de l’Université. Le SAGI s’engage à appliquer les mesures nécessaires de préservation des archives, incluant notamment la migration des formats et des supports. Ces mesures font partie de la stratégie de préservation du patrimoine informationnel numérique de l’Université.
Les liens suivants mènent aux ressources vous permettant de procéder au versement des documents numériques à conservation permanente :
Versement des contrats
Conformément au Règlement n° 1 sur les contrats conclus au nom de l’Université et à la règle de conservation 0180-Gestion contractuelle, les unités sont tenues de verser les contrats dont elles sont responsables au SAGI pour leur conservation permanente. En effet le règlement indique que :
Une fois conclus, les contrats ainsi que toute documentation accessoire sont transmis par l’unité concernée au Service des archives et de gestion des documents conformément aux règles établies dans le calendrier de conservation de l’Université et au cadre normatif en vigueur (art. 11 b), Règlement no 1).
Une procédure sur l’archivage des contrats est disponible dans le Wiki UQAM pour les unités tenues de verser les contrats sous leur responsabilité. Le versement se fait par le biais du formulaire « Archivage des contrats » disponible sur le portail JIRA. Les fichiers versés seront récupérés par le SAGI et enregistrés dans le dépôt numérique institutionnel Constellio. Pour en savoir plus et accéder aux outils :
Gestion de l’élimination
L’Université effectue l’élimination sécurisée des documents inactifs. Elle veille à préserver la confidentialité de l’information qu’elle détient et applique des mesures pour la protéger contre toute perte, atteinte ou accès non autorisé, notamment par une destruction sécuritaire des documents contenant des renseignements personnels ou dont le contenu serait confidentiel. Pour accéder à ce service :
Formulaire JIRA – Destruction de documents confidentiels (999)