Présentation du programme

Le programme de gestion des archives historiques comprend tous les éléments nécessaires au développement, à la conservation, à l'organisation et à la communication des archives historiques qu'elles soient institutionnelles ou privées. Les objectifs de ce programme sont d'une part, de rassembler et de rendre accessibles les documents concernant l'histoire de l'université et, d'autre part, de fournir aux professeurs, étudiants et l’ensemble des chercheurs, des fonds et collections d'archives privées, d'individus ou d'organismes, pour les fins de l'enseignement et de la recherche.

Ce programme comprend les fonctions suivantes:

1 - Acquisition

Le Service des archives et de gestion des documents a le mandat de doter l'Université de ressources archivistiques lui permettant de perpétuer sa mémoire institutionnelle et de répondre aux besoins des diverses clientèles universitaires. Cette fonction repose sur l'élaboration de politiques définissant les champs d'intervention de l'Université en matière d'acquisition d'archives institutionnelles et d'archives privées.

2 - Traitement

Le traitement des archives historiques permet la mise en œuvre des opérations et des procédures visant l'élimination contrôlée de documents inactifs, la classification, le classement, la description (conception d'instruments de recherche) et de l'indexation des documents historiques afin d'en favoriser l'exploitation optimale par les différents utilisateurs.

3 - Préservation

Un ensemble de mesures préventives sont prises pour la conservation adéquate des documents d'archives et pour leur restauration, si nécessaire. Ces documents sont conservés dans du matériel sans acide et entreposés dans des locaux munis de systèmes de détection d'incendie et de contrôle de température et d'humidité.

4 - Diffusion

Le Service des archives et de gestion des documents cherche à faire connaître et à rendre accessibles les ressources archivistiques dont il dispose; pour ce faire, il publie des instruments de recherche, maintient un service de référence pour les chercheurs, organise des expositions et met en place des services éducatifs tels que visites, conférences ou tout autre matériel promotionnel.