Colloque Gouvernances de l'information - harmoniser et simplifier
Le 1er novembre 2023, le Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal et la Direction des Archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec présentaient conjointement le colloque intitulé Gouvernances de l'information - harmoniser et simplifier. Plus de 300 personnes ont assisté à cet événement qui s’inscrivait dans le cadre du protocole d'entente conclut entre les deux organisations. Il a réuni des représentantes et représentants d’universités, de sociétés d’État, de ministères, de villes et d’associations. Les discussions ont porté, notamment, sur différents enjeux entourant les gouvernances de l’information.
La Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles comme la Loi sur les archives et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ont leurs visées propres et posent des responsabilités variées. Disponibilité et valorisation des données pour la première, authenticité et pérennité de l’information pour la seconde, protection des renseignements personnels et accès à l’information pour la troisième. De telles visées sont complémentaires et portent des objets d’information qui se recoupent – jamais tout à fait les mêmes. La multiplication des responsabilités et des gouvernances qui en résultent ajoutent aux tâches de gestion et de rendre compte des organismes soumis à ces contraintes.
Les intervenants se sont interrogés sur les conditions déterminantes ainsi que les freins potentiels à une gouvernance concertée ou, du moins, à une action commune entre technologie de l’information, archivistique et protection de la vie privée. L’objectif étant d’alléger le fardeau pour les organismes tout en assurant une meilleure performance d’ensemble de la gestion de l’information.
Les présentations des conférenciers ainsi que l’enregistrement vidéo des sessions sont disponibles plus bas sur cette page.
Mots protocolaires
Marie Grégoire Stéphane Pallage
Présidente-directrice générale Recteur, UQAM
Présentation de la thématique et des questionnements
Hélène Laverdure Cédric Champagne
Conservatrice et directrice générale des Archives Directeur, Service des archives
nationales, BAnQ et de gestion des documents, UQAM
Enregistrement vidéo : À VENIR
Conférence d'ouverture
Martin Noël
Martin Noël est professeur en méthodes quantitatives et occupe le poste de directeur général de l’Académie de la Transformation numérique de l’Université Laval depuis janvier 2020 et a auparavant œuvré pendant 20 ans pour l’Université TÉLUQ à titre de professeur et aussi comme gestionnaire. M. Noël se spécialise dans l’analyse de la maturité numérique des organisations et accompagne les gestionnaires dans un changement de culture afin de réussir la transformation numérique de leur organisation. Il est détenteur d’un doctorat en Recherche opérationnelle, d’une maîtrise en gestion des opérations de l’Université Laval et d’un baccalauréat en statistiques de l’Université Western Ontario.
SÉANCE 1. Initiatives de convergence de gouvernance de l'information
Les bons coups et leur possible transposition dans d'autres milieux ainsi que les obstacles rencontrés
Enregistrement vidéo : À VENIR
Jacinthe Chicoine
Jacinthe Chicoine est Cheffe Gouvernance de l’information à Hydro-Québec. Passionnée par l'information comme moteur de la performance des organisations, elle participe à de nombreux projets novateurs. Elle possède une maîtrise en bibliothéconomie et sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal.
Présentation de Jacinthe Chicoine : Un pas de deux sur valse à trois temps
Pier Tremblay
Pier Tremblay est actuellement directeur de la gouvernance des données au MSSS. Il est, à cet égard, responsable de la protection des renseignements personnels, responsable de la gestion documentaire et informationnelle et responsable de la gouvernance des données numériques. Également, il est responsable de la mise en œuvre de la Loi 5 sur les renseignements de santé et de services sociaux, vaste réforme visant à revoir la gestion, la circulation et la protection des renseignements de santé et de services sociaux. Monsieur Tremblay est à l’emploi du MSSS depuis 2017 et a travaillé dans divers domaines relatifs à la gestion et la protection des données. Enfin, monsieur Tremblay détient un certificat en histoire et un baccalauréat en science politique de l’Université Laval ainsi qu’une maîtrise en administration publique de l’ENAP.
Marie-France Loiseau
Détentrice d’une maîtrise en administration publique et d’un baccalauréat spécialisé en urbanisme, elle a également siégé comme présidente à divers conseils d’administration. Cumulant plus de 25 ans d’expérience en gestion municipale, Mme Loiseau a amorcé sa carrière à la Ville de Sillery. Depuis 2021, Mme Loiseau est directrice générale adjointe Citoyen et vitalité urbaine. Précédemment, elle a dirigé le Service de la planification de l’aménagement et de l’environnement. Elle a entre autres supervisé le Schéma d’aménagement et de développement et l’élaboration de la Vision de l’habitation en plus d’avoir assuré la réalisation de divers aménagements publics.
SÉANCE 2. Vers une gouvernance allégée : le point de vue associatif
Les défis
Enregistrement vidéo : À VENIR
Denis Bérubé
Après avoir œuvré pendant plus de 20 ans dans les domaines de la planification stratégique, de l’organisation administrative et de la dotation des emplois dans différents ministères et organismes gouvernementaux, M. Denis Bérubé a été responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pendant plus de quatre ans au ministère de la Famille et au ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale. Depuis 2011, M. Bérubé est conseiller en accès à l’information et en protection de la vie privée (AIPVP) au sein de l’Association. À ce titre, il exerce également un rôle conseil auprès de la directrice générale dans le développement de services et de produits visant notamment l’instauration de bonnes pratiques en ces matières pour les organismes publics.
Cynthia Viau-Mainville
Cynthia Viau-Mainville est directrice en gouvernance de l’information et des données au sein de KPMG, cabinet offrant du service-conseil où elle œuvre depuis 2020. Avant KPMG, elle a occupé un poste de conseillère en gestion de l’information chez Chuck & co Transformation numérique. Détentrice d’une maîtrise en sciences de l’information de l’Université de Montréal, Cynthia possède plus de cinq années d’expérience pratique en gouvernance et gestion de l’information dans les secteurs publics et privés (assurances, éducation, services financiers, télécommunications) ainsi que les organismes de protection du public (ordre professionnel et organisme autoréglementation).
Taïk Bourhis
Taïk Bourhis est directrice de la Division des archives et de la gestion de l’information de l'Université de Montréal depuis avril 2021. Auparavant, elle occupait le poste de responsable des systèmes de gestion dans cette même unité et ce, depuis 2002. Elle est détentrice d’une maîtrise en sciences de l’information (option archivistique) de l'Université de Montréal. Au cours des vingt dernières années, elle a participé à de nombreux projets liés à la gestion de l’information et des documents numériques.
TABLE RONDE
Facteurs de réussite d'une gouvernance de l'information harmonisée
Enregistrement vidéo : À VENIR
Me Diane Poitras
Me Diane Poitras est membre du Barreau du Québec depuis 1986 et détentrice d’un diplôme de 2e cycle en éthique appliquée. Elle a travaillé au service juridique de la Commission d’accès à l’information, pratiqué en cabinet privé, agi à titre de conseillère auprès du ministre responsable de l’application et de la révision de la Loi sur l’accès et occupé la fonction de responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à la Commission de la santé et de la sécurité du travail. Lors de sa nomination à titre de juge administratif à la Commission d’accès à l’information en juillet 2011, Me Poitras faisait partie de la Direction des services juridiques du Tribunal administratif du Québec. Désignée vice-présidente de la Commission d’accès à l’information par l’Assemblée nationale du Québec en juin 2012, elle a été nommée présidente de la Commission le 5 décembre 2019 après en avoir assumé l’intérim durant près d’un an. Auteure principale du Guide pratique sur l’accès et la protection de l’information, gagnant du Prix 2008 du Concours juridique de la Fondation du Barreau du Québec (catégorie « Répertoire »), Me Poitras a enseigné à l’École nationale d’administration publique et à l’Université du Québec à Montréal. L’Association sur l’accès et la protection de l’information lui a remis le prix Hommage en 2011.
Chantal Garcia
Mme Garcia assume les rôles de gestionnaire des données numériques gouvernementales, de chef du Gouvernement ouvert et est responsable des centres d’expertise gouvernementaux en automatisation et intelligence artificielle ainsi qu’en analytique et intelligence d’affaires au sein du ministère de la Cybersécurité et du Numérique. Titulaire d’une maitrise en Science de l’orientation et d’une certification en gouvernance de sociétés de l’Université Laval, elle a occupé différents postes de gestion au sein de l’administration publique et possède une solide expertise en matière de gouvernance, de performance organisationnelle et d’innovation sociale. Elle a aussi occupé la fonction de responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels pendant de nombreuses années. À cet effet, elle a complété sa formation par une attestation professionnelle en accès à l'information et protection des renseignements personnels de l’Université de Montréal et a accru sa portée d’action en siégeant sur le conseil d’administration de l’Association sur l’accès et la protection de l’information de 2016 à 2022.
Hélène Laverdure
Ayant débuté sa carrière en gestion documentaire dans les commissions scolaires de 1985 à 1992 et à la Communauté urbaine de Québec jusqu’en 1999, elle fait ensuite son entrée au gouvernement du Québec, où elle est responsable de différents projets dans le domaine de la gestion de l’information. En 2012, elle est recrutée par la ville de Québec à titre de directrice de la division de la gestion des documents et des archives. Elle est nommée Conservatrice et directrice générale des Archives nationales à Bibliothèque et Archives nationales du Québec le 31 août 2015.
Prochaines étapes et pistes d'actions
Enregistrement vidéo : À VENIR
Sylvain Sénécal
Archiviste conseil, responsable du Bureau d'expertise, BAnQ
Présentation de Sylvain Sénécal : Synthèse des sessions
Remerciements et mot de clôture
Enregistrement vidéo : À VENIR
Hélène Laverdure
Conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ
Cédric Champagne
Directeur, Service des archives et de gestion des documents, UQAM
Comité organisateur
Université du Québec à Montréal
Direction des Archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec