Services aux employés de l’UQAM

Accès aux systèmes et formation du personnel

L’accès au Guide de classification uniforme (GCUweb) et au système pour transférer des documents (TRANSweb) est réservé au personnel autorisé de l'UQAM. Pour assurer l’implantation et l’utilisation maximale de ces systèmes web en gestion des documents, des formations sont offertes par le Service des archives et de gestion des documents plusieurs fois pendant l’année. Ces cours sont offerts au personnel de l’Université dans le cadre des programmes de perfectionnement de l’UQAM. Pour obtenir de l’information sur les dates des séances et ainsi obtenir les droits d’accès à ces systèmes, contactez Nadine Chrétien Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou composez le poste 2528.

Problème d’accès et de mot de passe

Certains problèmes peuvent survenir lors de l’authentification des usagers aux différents systèmes en gestion des documents (GCUweb et TRANSweb). Voici la procédure à suivre en cas de problème.

Étape 1 : déverrouiller votre code d’accès

  1. Se rendre sur le site du Sitel.
  2. Cliquez sur « Continuer vers le site sécurisé ».
  3. Opération : sélectionnez, dans le menu défilant, l’option « Déverrouiller votre code d’accès ».
  4. Environnement : sélectionnez, dans le menu défilant, l’option « Production ».
  5. Matricule : entrez votre matricule de paie.
  6. NIP des ressources humaines : entrez votre NIP.
  7. Appuyez sur la touche « Valider ».
  8. Votre code d’accès sera déverrouillé.

Étape 2 : changer votre mot de passe (réinitialiser)

  1. Se rendre sur le site du Sitel.
  2. Cliquez sur « Continuer vers le site sécurisé ».
  3. Opération : sélectionnez, dans le menu défilant, l’option « Changer votre mot de passe ».
  4. Environnement : sélectionnez, dans le menu défilant, l’option « Production ».
  5. Matricule : entrez votre matricule de paie.
  6. NIP des ressources humaines : entrez votre NIP.
  7. Nouveau mot de passe : entrez votre mot de passe.
  8. Confirmer le mot de passe : entrez votre mot de passe à nouveau.
  9. Appuyez sur la touche « Valider ».
  10. Votre mot de passe sera réinitialisé.

Recyclage et élimination des documents confidentiels

Le Service des archives et de gestion des documents offre à l’ensemble des unités de l’Université un service pour recycler et éliminer leurs documents confidentiels (les dossiers considérés comme nominatifs regroupent, entre autres, des documents comprenant des informations pouvant identifier un tiers : adresse postale, numéro de téléphone, numéro de carte de crédit, numéro d’assurance sociale, etc.).

PDFAide-mémoire : Élimination des documents confidentiels 999

Fonctionnement

Les unités qui désirent profiter de ce service doivent procéder à la préparation matérielle de leurs documents confidentiels :

  • insérer les dossiers dans une boîte peu importe le format (exemple : boîte de papier pour imprimante)
  • couvrir la boîte d’un couvercle et la sceller à l’aide d’un ruban adhésif
  • identifier la boîte par le code 999 au crayon de feutre noir

Les unités doivent contacter le Service des archives au poste 3007 afin qu’il effectue un appel de service pour la cueillette des boîtes. Le Service des immeubles et de l’équipement (SIE) est responsable de la cueillette et du transport des boîtes et les achemine au Service des archives. Les boîtes sont ensuite expédiées vers un centre de tri et de conditionnement des matières recyclables qui élimine les documents confidentiels par méthode de déchiquetage.

À noter : le Service des archives assure le recyclage et l’élimination des documents confidentiels sur support papier uniquement. L’élimination et la disposition de tout autre type de document (exemple : CD) doivent être gérées par l’unité.