Présentation du programme

Le programme de gestion des documents administratifs s'adresse à toutes les unités administratives et académiques de l'Université et s'applique à tous les documents actifs et semi-actifs produits ou reçus dans le cadre de leurs activités et ce, quel qu'en soit le support. L'objectif principal de ce programme est de fournir aux différents intervenants les moyens de planifier et de contrôler la création, l'utilisation, la conservation et la disposition finale de leurs documents.

Les développements les plus significatifs depuis 2010 résident dans la mise à jour du système web du Guide de classification uniforme, dans la poursuite et le développement du programme de formation des employés de l’UQAM en matière de gestion des documents administratifs, ainsi que dans l’accélération du processus de mise à jour et de mise en application du Calendrier de conservation des documents de l’UQAM. Le service a également complété la révision des procédures en gestion des documents administratifs.

Voici les principales activités du programme :

1 - Traitement des documents actifs

Le Service des archives et de gestion des documents est responsable de l'élaboration et de l'application d'un système de classification uniforme (GCU) pour l'ensemble des documents actifs de l'Université. Pour faciliter l'implantation de ce système dans toutes les unités administratives, le Service offre des cours de formation sur les fonctionnalités du GCUweb ainsi que tout l'encadrement nécessaire à sa mise en application.

Guide de classification uniforme

2 - Protection des documents essentiels

Le Service des archives et de gestion des documents est responsable de la conservation des documents essentiels de l’Université et assure une protection particulière à ces documents (contrats, procès-verbaux, lettres patentes, règlements, budgets, titres de propriété, baux, assurances, etc.). Cette activité consiste à établir et assurer la mise en application d'une série de mesures nécessaires à la préservation de ces documents indispensables au fonctionnement de l'Université et qui permettraient, en cas de désastre, d'assurer la reprise de ses opérations. Les documents essentiels versés au Service des archives et de gestion des documents sont analysés, classés et conservés dans un dépôt offrant des conditions de conservation et de sécurité maximales.

3 - Traitement des procès-verbaux

L'objectif de cette activité est d'assurer la conservation, le traitement et la communication des procès-verbaux des instances décisionnelles de l’Université ainsi que des différents comités, commissions et groupes de travail créés au sein des unités administratives et académiques. Depuis 1969, tous les procès-verbaux et annexes du Conseil d'administration, du Comité exécutif et de la Commission des études ont fait l’objet d’une analyse informatisée, ce qui facilite grandement la recherche documentaire. Cette banque de données, constituée de plus de 35 000 notices de description permet de répondre aux nombreuses demandes de documents. En outre, plusieurs séries de procès-verbaux ont été numérisées ou microfilmées, ce qui nous permet d’économiser l’espace de rangement tout en permettant un accès plus rapide à l’information.

Les procès-verbaux, les résolutions et les annexes sont disponibles sur place pour consultation. Les informations peuvent être transmises par téléphone et des photocopies peuvent être acheminées par courrier.

Les procès-verbaux des autres comités, tant administratifs qu'académiques, sont disponibles pour la consultation avec l'autorisation écrite du responsable de l'unité concernée.

Vous pouvez consulter directement les procès-verbaux des instances de la dernière année sur le site Web du Secrétariat des instances.

4 - Traitement des documents semi-actifs

Le Service des archives et de gestion des documents offre à l’ensemble des unités administratives de l'Université la possibilité d'entreposer les documents qui ne sont consultés qu'occasionnellement dans un dépôt de documents semi-actifs conçu pour assurer une conservation économique et un repérage rapide des documents. Ils sont alors conservés selon les délais prévus au Calendrier de conservation. Populaire auprès de la clientèle institutionnelle, 3 000 boîtes de documents sont transférées au service chaque année. De plus, près de 6 000 emprunts de documents sont effectués sur l’ensemble des 20 000 boîtes conservées dans nos entrepôts.

Le système TRANSweb permet aux employés de l’Université de préparer leurs formulaires de transfert, de les transmettre à notre service et de procéder au rappel des documents par Internet. Cette application est liée à notre système informatique utilisé pour assurer la gestion des dépôts de documents semi-actifs et de contrôler les prêts de documents.

Transfert et rappel des documents semi-actifs

5 - Élaboration et mise en application du Calendrier de conservation

Le Calendrier de conservation constitue la politique officielle de l'Université en matière de conservation et d'élimination des documents. Le calendrier contient des règles établissant la durée de conservation de chaque type de document produit ou reçu et précise la disposition finale des documents: élimination ou conservation permanente aux archives historiques. Le Service est responsable de l'application des règles de conservation par les unités administratives et académiques de l’université. Les buts poursuivis par la mise en application du Calendrier de conservation sont de diminuer la masse de documents, préserver ceux qui ont une valeur administrative, légale ou historique, favoriser les économies d’espace et d’équipement, identifier les responsables des documents et respecter les exigences de la Loi sur les archives et des différentes lois prescrivant des durées de conservation pour les documents. Le calendrier a été approuvé par le ministère de la Culture, conformément à la Loi sur les archives.

Calendrier de conservation des documents

6 - Micrographie et numérisation

Le Service des archives et de gestion des documents possède son propre laboratoire où sont développés et implantés de nouveaux systèmes micrographiques et numériques. Le laboratoire produit des microfilms et des disques numériques de sécurité ainsi que de substitution pour certaines séries de documents tels que les procès-verbaux et les comptes à payer.