Présentation du programme

Au cours des dernières années, le Service des archives et de gestion des documents a répondu à de nombreuses demandes d’unités fortement préoccupées par la gestion de leurs documents numériques. Notre service a apporté son soutien et a joué un rôle conseil auprès de ces unités, notamment en regard des méthodes et procédures d'enregistrement, de classement et de repérage des documents numériques.

Nous avons également poursuivi nos efforts en vue de développer des outils et méthodes qui visent à gérer adéquatement les documents numériques institutionnels (courriels, documents bureautiques, documents numérisés, etc.) et de soutenir les unités et usagers confrontés à cette importante problématique.

C’est dans ce contexte que le Service des archives et de gestion des documents a décidé de faire évoluer ses interventions et son offre de service vers un processus de gestion intégrée des documents (GID) qui vise autant la gestion des documents sur support papier que numérique, le tout sous forme d'un projet, le projet GID-UQAM.

Objectifs de la GID

L’objectif de la GID est d’uniformiser la gestion des documents institutionnels afin de :

  • trouver rapidement les informations pertinentes (sur support papier et/ou en format numérique)
  • faciliter la réalisation des activités
  • favoriser la culture de collaboration et de partage de l’information
  • limiter les risques reliés à la perte d’informations essentielles
  • respecter les lois et règlements en matière de gestion de l’information
  • constituer le patrimoine documentaire de l’Université

Composantes de la GID

Le système de GID qui est présentement en développement est composé des éléments suivants :

  • de bonnes pratiques de gestion s’appliquant à l’ensemble des documents d’une unité
  • des méthodes et procédures de gestion des documents uniformisées et simplifiées
  • un logiciel convivial permettant d’enregistrer tout document numérique dans un espace sécurisé avec les métadonnées requises pour en assurer un repérage facile et une gestion efficace
  • un moteur de recherche performant
  • une voûte numérique pérenne permettant d’assurer la conservation sécurisée des documents

Services aux unités de l’UQAM

Voici une liste des services que nous offrons aux unités en matière de gestion intégrée des documents :

  • formation offerte à l'ensemble du personnel administratif et de soutien (dans le cadre du programme de formation UQAM-SEUQAM) : Bonnes pratiques de gestion des documents numérques
  • analyse de besoins spécifiques à une unité en matière de GID
  • développement d’une structure commune de répertoires (arborescence) pour une unité, une activité spécifique ou un projet impliquant plusieurs collaborateurs
  • élaboration de guides de bonnes pratiques de gestion des fichiers, des courriels, etc.
  • conseil sur l’application de règles de conservation et d’élimination des documents numériques
  • assistance dans l’élaboration d’une nomenclature uniforme des répertoires et des fichiers

Numérisation des documents

Le Service des archives et de gestion des documents possède son propre laboratoire où sont développés et implantés différents projets de numérisation de documents, notamment les procès-verbaux, les comptes à payer et les dossiers étudiants inactifs. Le Service offre également un service-conseil auprès des unités pour l’analyse et le développement de projets visant à numériser certaines séries de documents afin d’améliorer les processus de travail, de favoriser le partage d’information et la collaboration.

Pour toute question ou consultation relative à la gestion intégrée des documents, nous vous invitons à contacter :

  • Cynthia Couture, directrice adjointe, poste 3005