Historique

Lors de sa première réunion le 16 octobre 1969, le Conseil d'administration de l’UQAM adopte l'organigramme de l'Université dans lequel on retrouve un Service des archives rattaché au Secrétariat général. Au début de l'année 1971, le Service des archives conserve déjà 35 mètres linéaires de documents et compte 3 employés. En 1973, une première opération de versement des documents est effectuée auprès des différentes unités administratives de l’Université. Le Service regroupe déjà, à cette époque, les documents essentiels de l’Université. Cette même année, la secrétaire générale confie au Service le mandat d'implanter un système informatisé d'analyse des procès-verbaux pour les grandes assemblées statutaires de l'Université. L’année suivante l'Université fait l'acquisition de son premier fonds d'archives privées, celui de la Palestre Nationale.

Le 31 mai 1977, le Conseil d'administration de l’UQAM adopte le Règlement sur les archives définissant le rôle et les responsabilités du Service. En 1979, le premier Calendrier de conservation des documents de l'Université est adopté par le Conseil.  En 1980, un responsable du laboratoire de micrographie est engagé avec le mandat d'élaborer une politique dans ce domaine. Le Service des archives compte alors 8 employés. Dans les années qui suivent, on assiste à l'expansion du Service et à la consolidation de ses activités. Au milieu des années 1980, le Service entreprend une véritable offensive pour développer ses services à la clientèle. Une refonte du système de classification uniforme a lieu en 1985 et, l’adoption en 1987 d'un nouveau Calendrier de conservation des documents, provoquent un accroissement considérable des transferts de documents au Service des archives. Un effort particulier est mis de l’avant pour le traitement des archives institutionnelles. Du côté des archives privées, le nombre de nouveaux fonds d'archives monte en flèche.

Le Service des archives reçoit en 1990 le prix de l'Association des archivistes du Québec pour l'excellence de ses réalisations. En mai 1994, suite aux travaux du comité d'évaluation, le comité exécutif entérine une nouvelle définition de la mission du Service et modifie son appellation par celle de Service des archives et de gestion des documents. En 1997, le Service opte pour l'utilisation des nouvelles technologies de l’information en débutant ses activités de numérisation et procède, à l’automne 1998, au lancement de son site Web, nouvel outil de diffusion conçu pour rejoindre les réseaux internationaux de chercheurs.

Dans les années 2000, le Service déploie beaucoup d'énergie pour informatiser ses opérations. Il développe des outils et des systèmes informatiques pour soutenir ses activités, entre autres, par l’élaboration d’un système pour l’analyse et le repérage des résolutions des procès-verbaux des instances décisionnelles de l’Université et d’un système pour l’analyse et le repérage des fonds d’archives historiques (institutionnelles et privées). Plusieurs applications sont également créées et implantées sur le Web afin d’aider la clientèle administrative de l’université à mieux gérer ses documents administratifs : le système de classification uniforme Web (GCUweb), le système pour effectuer des transferts et des demandes de documents semi-actifs (TRANSweb) et une nouvelle version mise à jour du Calendrier de conservation des documents (CCDweb). De plus, un système de gestion des dépôts de documents semi-actifs (transfert, demande et élimination) et des dépôts d’archives historiques (acquisition, enregistrement, gestion et contrôle des consultations) permettent la gestion de plus de 17 000 boîtes. Un système de gestion des dossiers étudiants inactifs de l’UQAM est également implanté conjointement avec le Registrariat pour la gestion des dossiers archivés et microfilmés. De plus, le laboratoire de numérisation et de micrographie s’est doté, pour sa part, d’un banc de reproduction pour numériser les documents de grand format. En outre, depuis 2006, le Service offre au personnel de l’université des formations sur la gestion des documents administratifs dans le cadre des programmes de perfectionnement de l’université.

Le Service procède également à une révision complète de ses procédures en gestion des documents administratifs et en gestion des archives historiques. En ce qui concerne les procédures de traitement des archives historiques, celles-ci sont maintenant en conformité avec les nouvelles règles canadiennes de description des documents d'archives (RDDA). Le Service conserve 127 fonds d'archives institutionnelles et 195 fonds d'archives privées pour un total d'environ 1 635 mètres linéaires de documents.

Le Service a également développé au cours des années une expertise au niveau des nouvelles technologies. En 2007-2009, l’exposition intitulée L’UQAM en quelques images dresse un portrait en image des activités quotidiennes, des événements officiels, des rencontres déterminantes, des activités culturelles et sportives ainsi que des périodes festives qui appartiennent aux 40 ans d’histoire de l’Université. Cette exposition, dont les images sont tirées des archives de l’Université se veut un hommage aux personnes qui ont bâti l’Université et qui travaillent quotidiennement à son développement et à sa mise en valeur. Innovation marquante pour le service, une borne interactive est installée sur le mur d’exposition du corridor du pavillon Athanase-David. De plus, le service a réalisées six expositions virtuelles disponibles sur le site web permettant maintenant d’offrir aux membres de la communauté universitaire et aux internautes, des fragments d’histoire de l’université ainsi qu’un aperçu de la richesse de ses fonds d’archives.

Aujourd’hui, le Service des archives et de gestion des documents est situé au rez-de-chaussée du pavillon Athanase-David. On y retrouve des espaces administratifs, une salle de consultation, un laboratoire de numérisation et de micrographie, une salle de tri, un dépôt de documents essentiels et un dépôt d’archives historiques. Il dispose également d’un dépôt de documents semi-actifs et de deux voûtes pour les documents multimédias. Au cours de la période 2007-2009, le service a poursuivi ses efforts en vue d’obtenir de l’espace d’entreposage supplémentaire pour répondre aux besoins de ses clientèles au cours des dix prochaines années en remplaçant les étagères fixes par du rayonnage mobile. Ce réaménagement, complété à l’automne 2009, a permis de disposer d’environ 6 000 espaces d’entreposage supplémentaires. Le Service compte maintenant sur une équipe de 13 employés réguliers.